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Cas pratique: Appuyer un nouveau dispositif d’évaluation

Cas pratique: Appuyer un nouveau dispositif d’évaluation

Contexte et objectifs

Inscrit au sein de la stratégie de renforcement de la performance porté par le ComEx, le nouveau dispositif d’évaluation s’est déployé sur 3 ans : d’un pays pilote à l’élargissement à l’ensemble des pays du Groupe. L’objectif consiste à :

  • Faire comprendre le mécanisme du nouveau dispositif d’évaluation
  • Accompagner la mise en place du SIRH
  • S’assurer de sa mise en œuvre concrète lors de la prochaine campagne d’Entretien Annuel

 

Dispositif

  • Vidéo de membres du ComEx pour présenter le nouveau dispositif d’entretien annuel
  • Formalisation d’une proposition d’accompagnement pour présentation au ComEx
  • Appui à la formalisation d’une nouvelle offre de formation à l’Entretien Annuel (rewriting et conception graphique)
  • Appui au développement d’un module d’e-learning
  • Conception et rédaction d’une charte de bonnes pratiques
  • Refonte d’un outil de Webconférence visant la formation des utilisateurs
  • Rédaction et réalisation d’un guide pratique, de flyers et leaflets…

 

Contraintes

  • Nouveau SIRH pour enregistrer les entretiens annuels
  • Nouvelle structure de rémunération
  • Mise en cohérence avec les communications précédentes

 

Résultats

  • Mise en place du nouveau dispositif d’entretien annuel dans les délais impartis
  • Déploiement par phases au sein des pays pilotes

Accompagner la restructuration des espaces de travail

Accompagner la restructuration des espaces de travail

Véritable projet de transformation, la restructuration des espaces de travail est porteuse de nombreuses interrogations et inquiétudes qui peuvent se transformer en freins complexes si une démarche d’accompagnement n’est pas mise en place conjointement au projet immobilier. Suite à un appel d’offre, une société du secteur de l’énergie a mandaté pour 4 ans un groupement d’experts – dont Septunsix fait partie – afin d’accompagner son projet d’optimisation des environnements de travail. Inscrite dans l’ambition du projet d’entreprise, cette réflexion sur les espaces de travail et leur utilisation a pour objectif d’offrir aux collaborateurs un nouvel environnement professionnel source de qualité de vie et de performance – individuelle et collective.

Ce type de projet revêt une dimension managériale que l’on ne peut négliger au risque de faire du projet un échec tant organisationnel que social. En effet, pour développer des espaces adaptés aux nouveaux modes de travail, il est nécessaire d’interroger l’évolution de son organisation et les enjeux des métiers mais aussi les besoins de coopération, de créativité et d’innovation. L’implication de la Direction est donc essentielle pour donner du sens et impulser une dynamique positive au sein des équipes.

Un projet d’optimisation des environnements de travail, représente également une opportunité pour favoriser le travail collaboratif et la communication qu’il faut saisir pour faire du projet immobilier un véritable projet d’équipe. Et, en associant les collaborateurs permettre de meilleures conditions de travail et de vie. Avec, in fine, un projet porteur de modernité qui contribue à la construction d’une image employeur plus dynamique et plus attractive!

Notre intervention:
• Plan d’accompagnement du changement et communication
• Segmentation des supports de communication (groupes projet, Codir, collaborateurs…)
• Motion design pour présenter le projet : scénario, story-board, réalisation et montage
• Prises de vue et retouches photos
• Baromètre projet: conception et rédaction
• Design de l’identifiant et de la lettre d’information du projet
• Kit de déploiement du projet par entité: vidéos, documents de présentation PPT, emailings (conception, rédaction et réalisation)
• Kit de communication manager (conception, rédaction et réalisation)
• Supports d’animation de réunion pour communiquer aux différentes étapes: présentation du projet, concept architectural, point travaux, déménagement, nouvelles règles de vie… (conception, rédaction, illustration et animation)
• Animation d’ateliers collaborateurs et de groupes d’échanges managers
• Support d’animation de réunions de pré-emménagement (microzoning, préparation du déménagement, règles de vie dans les nouveaux espaces…)

Structurer et déployer un référentiel emplois et compétences

Structurer et déployer un référentiel emplois et compétences

Durant un peu plus d’1 an, l’équipe de Septunsix est intervenue (en partenariat avec deux autres structures spécialisées réciproquement en RH et en Relations Sociales) auprès d’un institut de recherche international afin d’accompagner la conception d’un Référentiel Emplois et Compétences.

Piloté par une équipe projet de l’Institut, le Référentiel avait été initié en interne: animation de groupes de travail segmentés par typologie d’emploi, identification des compétences clés et rédaction des premières fiches emplois. Impliqués, les membres de l’Institut était déjà dans une dynamique propice au changement. Notre rôle a consisté à accompagner l’Institut à finaliser le Référentiel Emplois et Compétences puis à favoriser son déploiement auprès de l’ensemble des collaborateurs.

Notre intervention:
• Structuration du Référentiel et des fiches emplois et compétences
• Définition d’un traitement éditorial
• Appui à la formalisation d’une cartographie des emplois et compétences, organisés par famille
• Animation de groupes de travail avec l’équipe projet
• Plan de communication et d’accompagnement du changement
• Création graphique et réalisation infographique du Référentiel Emplois et Compétences
• Appui à l’organisation de réunions et d’événements internes

Déménagement d’entreprise et plan d’accompagnement-communication

Septunsix, en association avec une société spécialisée dans le déménagement d’entreprise, a conçu un plan d’accompagnement et de communication interne à destination des collaborateurs. Le projet? Le déménagement d’une entreprise constituée d’équipes issues de fusions successives. Le challenge? Assurer la réussite sociale du projet. Le plan d’accompagnement-communication proposé repose sur une approche participative visant à intégrer les collaborateurs dans à la réflexion concernant le changement à venir.

Des chantiers ont donc été développés sur différents thèmes tels que: la culture et les valeurs d’entreprise, l’archivage, les process, les mesures d’accompagnement… Ces chantiers seront organisés au cours des 18 prochains mois. Ils seront relayés par un plan de communication permettant de donner du sens et d’informer les équipes au fur et à mesure des différentes étapes du projet.

Accompagner un dispositif RH visant l’amélioration de la performance

Accompagner un dispositif RH visant l’amélioration de la performance

L’équipe de Septunsix est intervenue à la fin de l’année 2014 auprès d’un de ses clients afin d’accompagner la mise en place d’un projet RH visant l’amélioration de la performance globale du Groupe. Ce projet avait un impact direct sur la structure de l’entretien annuel et était accompagné par la mise en place d’un module entretien annuel proposé via un système d’information ad hoc. Au final, ce n’était pas UN changement mais TROIS (voire QUATRE) changements qu’il fallait accompagner – ce sujet ne touchait pas que l’entretien annuel mais aussi la valorisation de l’atteinte de objectifs (restructuration de la rémunération variable).

 

Notre intervention:
• Appui en conseil : communication et accompagnement du changement
• Identification des messages clés
• Création d’identifiants visuels
• Brochure, emailing, flyer…
• Conception d’une interface graphique (bilingue)
• Rédaction de contenus pour l’intranet
• Conception, création graphique et rédaction d’un kit de communication

 

Le marketing RH, une mission de communication?

Et d’abord, qu’est-ce que le marketing RH? Discipline développée depuis les années 80, le marketing RH est une démarche marketing appliquée aux ressources humaines afin de mieux « vendre » l’offre RH des entreprises. On utilisera les méthodes et les concepts du marketing afin d’atteindre les objectifs visés par l’entreprise en termes de RH. Le marketing RH permettra ainsi de s’attacher à définir le mix-marketing RH: les produits (l’offre ou les politiques RH), le prix (le coût de chaque offre RH), la distribution (directe ou indirecte – via les relais de communication) et la publicité (la communication RH).

On voit bien ici que le marketing RH n’est pas, comme de nombreux interlocuteurs ont tendance à l’écrire, un sujet de pure communication. Il s’agit en effet d’agir à la fois sur le contenu (que seul le professionnel des RH est en mesure de développer) et sur la communication (comment traduire l’offre RH de manière communicante). L’attractivité de l’offre ne relève donc pas uniquement d’une performance visuelle et éditoriale mais bien d’une savante combinaison entre marketing et RH. La communication ne fera qu’accompagner le déploiement des offres RH.

La véritable question au cœur du marketing RH? Quel est le positionnement de mon offre RH? Concrètement: quels sont les arguments qui permettent l’identification de mon offre, quels sont les arguments qui permettent la différenciation de mon offre? Une fois cette première phase aboutie, l’objectif de la communication RH consiste à traduire de manière conceptuelle le positionnement RH.

Pour parvenir à la meilleure solution de marketing RH, il est nécessaire de bien comprendre 4 points essentiels: les capacités de l’entreprise en termes d’offre RH, les attentes des publics cibles, les offres concurrentes et le marché auquel on s’adresse (recrutement, formation…). Le marketing RH est donc bien un nouveau métier: ni tout à fait RH (la production des offres) ni tout à fait communication (la valorisation des offres). Le marketing RH, c’est le métier qui créé le socle et définit le fil conducteur pour une cohérence renforcée entre pratiques RH et communication RH. C’est le métier qui contribue à définir et à développer la marque employeur (en interne et en externe). C’est le métier qui identifie les caractéristiques de la marque et les fait vivre dans le temps grâce aux experts RH et aux communicants (qu’ils soient spécialistes de la communication RH ou non). Le facteur clé de succès: être capable de travailler en mode projet et susciter des réflexions transverses avec les experts associés en RH et en communication.

 

Favoriser la participation des salariés au baromètre social – enquête de satisfaction – enquête d’engagement

Enquête de satisfaction, étude d’engagement, baromètre interne ou baromètre social… les études concernant la dimension RH d’une entreprise revêtent diverses appellations avec in fine un objectif central : la volonté de mieux connaître ses publics et leur motivation/mobilisation. L’enjeu pour les dirigeants? Améliorer la performance globale de l’entreprise et aussi mesurer le retour sur investissement de priorités ou champs d’action identifiés.

Ces enquêtes permettent notamment de répondre à plusieurs questions :

  • qui sont nos publics internes?
  • comprennent-ils et adhèrent-ils à la stratégie de l’entreprise?
  • que pensent-ils de l’organisation?
  • quels sont leurs leviers de motivation?
  • quels sont leurs facteurs d’insatisfaction?
  • quelle est leur position face au changement?
  • quelle vision ont-ils des politiques RH et de leur application?
  • quels moyens ou dispositifs leur permettraient d’améliorer leur efficacité?

Autant de questions et autant de réponses qui permettent de développer des stratégies de communication et d’accompagnement structurées. Encore faut-il que le taux de participation soit à un niveau suffisant pour disposer d’un panel suffisamment représentatif de l’entreprise et obtenir ainsi des résultats exploitables. Or, le premier challenge d’une enquête est bien d’avoir le plus grand nombre de répondants possibles. Par expérience, on considère 4 types de taux de participation :

  • les taux insuffisants : inférieurs à 50%
  • les taux « moyens » : aux alentours de 50-60%
  • les taux satisfaisants : 60-75%
  • les très bons taux : supérieurs à 75%

Que vous développiez votre première enquête ou que votre enquête soit déjà mise en place depuis plusieurs années, votre dispositif de communication interne est un élément essentiel!

Tout d’abord, vous devez vous interroger sur le contexte de l’enquête : s’agit-il d’une première enquête? est-ce une enquête pilote? si le principe d’enquête est déjà développé, quels ont été les précédents taux de participation? quel timing a été choisi? quel suivi a été réalisé? quelle communication a été développée? quels publics ont été impliqués? quels processus de communication ont été retenus?…

Au regard de cette analyse préliminaire, vous pourrez définir le processus de l’enquête : quels objectifs? combien de questions? quels thèmes et questions aborder (changement ou conservation de thèmes)? quels délais? comment annoncer les résultats (notamment s’ils sont mauvais)? comment mettre en place des groupes de travail internes? comment définir, mettre en place et suivre les plans d’actions?… et bien évidemment, quel dispositif de communication mettre en place pour accompagner le déploiement de l’enquête au fur et à mesure des différentes étapes?

Concernant la communication, on identifiera notamment le type de communication à développer: directe et/ou indirecte? quelle implication demander aux responsables de sites, d’entités et aux managers de proximité? identification de référents (RH ou autre)? quel rôle pour chacun des acteurs? Cela permettra de développer un concept graphique et éditorial qui se déploiera sur l’ensemble des moyens de communication (outils spécifiques à chaque cible et à chaque étape du processus d’enquête): du lancement au suivi des plans d’actions. L’objectif? Développer une dynamique d’enquête qui permette d’obtenir des taux de participation élevé, pérennisant ainsi le dispositif d’étude et contribuant à l’amélioration durable des résultats obtenus.

Le projet d’entreprise

Le projet d’entreprise

Le plan stratégique se concrétise souvent de manière opérationnelle par un changement: nouvelle organisation, intégration de nouvelles activités, fusion, nouvelle direction ou comité de direction, restructuration, refonte des procédures, nouvelles politiques ressources humaines, mais aussi déménagements, mise en place de nouveaux systèmes d’information (SI)…

De la communication interne…
Le projet d’entreprise permet de traduire le plan stratégique de manière communicante et de renforcer ainsi la compréhension et la mobilisation des équipes. Pour autant, cette phase de communication peut-être insuffisante. Une des solutions consiste à concevoir et mettre en place une démarche d’accompagnement du changement.

… à l’accompagnement du changement
Cet accompagnement du changement consiste en 3 grandes phase : analyse de la situation (contexte social, histoire de l’entreprise, anticipation des changements à venir, identifications des freins et leviers…), conception de la démarche (les projets et chantiers à mettre en place, les publics cibles, les organes de changement…) et mise en place de la démarche d’accompagnement du changement. Dans la phase de mise en place de la démarche d’accompagnement du changement, la communication interne joue un rôle important. Aussi, il est tout à fait pertinent de construire la démarche d’accompagnement du changement et le plan de communication interne de manière concomitante. Les deux démarches (communication interne et accompagnement du changement) ainsi structurées ont pour avantage de se renforcer mutuellement et d’accroître l’efficacité de la démarche globale.

Notre intervention:
• Etat des lieux
• Elaboration de démarches d’accompagnement
• Appui à la mise en place de la démarche d’accompagnement
• Pilotage de projet
• Animation de groupes de travail
• Définition du plan de communication interne
• Accompagnement à la mise en place du plan d’action
• Conception et réalisation d’outils ou d’actions de communication interne

Aménagement des espaces de travail et accompagnement du changement

En partenariat avec un acteur de l’aménagement de bureaux, Septunsix intervient auprès d’une entreprise d’envergure européenne pour contribuer à un projet de regroupement d’équipes sur un même site. Auparavant, les équipes de cette entreprise étaient réparties sur deux sites distants de plus d’une centaine de kilomètres. L’objectif est de développer le projet de regroupement de la manière la plus efficace. Après avoir étudié les risques et opportunités liées à ce projet, il a été proposé de mener une démarche associant au maximum les collaborateurs. L’objectif accompagner le changement et rendre les salariés acteurs-moteurs de ce projet.

L’une des premières missions a consisté à identifier les besoins en termes d’aménagement des espaces de travail. Septunsix a ainsi co-animé des groupes de travail sur le thème de l’aménagement des espaces de travail: concept d’aménagement, ergonomie des espaces, besoins inter et intra-services… Près de 10 groupes de travail  ont permis de faire émerger les besoins, les écueils à éviter ainsi que les leviers permettant d’améliorer les conditions de travail et de renforcer l’adhésion des équipes des différents sites.

Après un travail d’analyse et de synthèse, une restitution a été présentée au comité de pilotage, aux groupes de travail puis à l’ensemble des équipes. Un premier axe de travail qui se poursuivra par de nouveaux chantiers ayant pour objectif de faire de ce projet de regroupement un véritable succès à tous les niveaux (opérationnel, financier, culturel, social…)

 

Dispositif d’intégration et livret d’accueil

Dispositif d’intégration et livret d’accueil

Les premiers jours dans l’entreprise sont une étape importante dans la réussite d’un recrutement car ils permettent de donner une première impulsion, décisive dans le processus d’engagement des salariés. L’objectif est de permettre à la nouvelle recrue de trouver sa place au plus vite, opérationnellement et émotionnellement. Le processus d’intégration a notamment pour ambition de: – donner au nouveau recruté les informations lui permettant de comprendre l’entreprise, le poste et ses missions, et ainsi se situer au sein de l’entreprise, – transmettre les informations essentielles sur les bâtiments, leur fonctionnement et le règlement interne, – accueillir le nouveau salarié au sein de son équipe et le présenter aux différents services, – faire connaître et valoriser les différents éléments constitutifs de la politique RH, – promouvoir et partager la culture d’entreprise.

Du livret d’accueil…
C’est l’outil indispensable du parcours d’intégration du nouveau collaborateur. Il permet de présenter l’entreprise, de donner des repères et transmettre une vision globale de l’entreprise (sa vision, son organisation, ses grands chantiers, les premiers éléments de sa culture…) Il peut aussi intégrer des informations relatives au site et à l’organisation des espaces de bureaux. Cela a notamment pour avantage de permettre à la nouvelle recrue de se repérer dans l’espace.

… au parcours d’intégration
Le développement d’un parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs nécessite de définir au préalable les enjeux et les objectifs visés: implication et motivation des nouveaux recrutés, développement d’un sentiment de fierté, engagement dans l’entreprise… Le parcours d’intégration comprend trois principales étapes: accueil (journée d’information, séminaires d’intégration, entretiens et rencontres…), accompagnement à la prise se poste (formation, tutorat…) et suivi de l’intégration (entretiens avec le manager, les RH…). Le parcours d’intégration peut être construit sur plusieurs mois afin d’en séquencer les différentes phases. Il peut également réunir de nouveaux embauchés de différents services/différentes filiales/différents pays, sous forme de « promotions », afin de favoriser le décloisonnement et le partage d’une culture commune.

Notre intervention:
• Identification des messages clés
• Conception de dispositifs d’intégration
• Création graphique
• Rédaction des contenus
• Réalisation des outils de communication
• Suivi de la performance de la démarche