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Accompagner la restructuration des espaces de travail

Accompagner la restructuration des espaces de travail

Véritable projet de transformation, la restructuration des espaces de travail est porteuse de nombreuses interrogations et inquiétudes qui peuvent se transformer en freins complexes si une démarche d’accompagnement n’est pas mise en place conjointement au projet immobilier. Suite à un appel d’offre, une société du secteur de l’énergie a mandaté pour 4 ans un groupement d’experts – dont Septunsix fait partie – afin d’accompagner son projet d’optimisation des environnements de travail. Inscrite dans l’ambition du projet d’entreprise, cette réflexion sur les espaces de travail et leur utilisation a pour objectif d’offrir aux collaborateurs un nouvel environnement professionnel source de qualité de vie et de performance – individuelle et collective.

Ce type de projet revêt une dimension managériale que l’on ne peut négliger au risque de faire du projet un échec tant organisationnel que social. En effet, pour développer des espaces adaptés aux nouveaux modes de travail, il est nécessaire d’interroger l’évolution de son organisation et les enjeux des métiers mais aussi les besoins de coopération, de créativité et d’innovation. L’implication de la Direction est donc essentielle pour donner du sens et impulser une dynamique positive au sein des équipes.

Un projet d’optimisation des environnements de travail, représente également une opportunité pour favoriser le travail collaboratif et la communication qu’il faut saisir pour faire du projet immobilier un véritable projet d’équipe. Et, en associant les collaborateurs permettre de meilleures conditions de travail et de vie. Avec, in fine, un projet porteur de modernité qui contribue à la construction d’une image employeur plus dynamique et plus attractive!

Notre intervention:
• Plan d’accompagnement du changement et communication
• Segmentation des supports de communication (groupes projet, Codir, collaborateurs…)
• Motion design pour présenter le projet : scénario, story-board, réalisation et montage
• Prises de vue et retouches photos
• Baromètre projet: conception et rédaction
• Design de l’identifiant et de la lettre d’information du projet
• Kit de déploiement du projet par entité: vidéos, documents de présentation PPT, emailings (conception, rédaction et réalisation)
• Kit de communication manager (conception, rédaction et réalisation)
• Supports d’animation de réunion pour communiquer aux différentes étapes: présentation du projet, concept architectural, point travaux, déménagement, nouvelles règles de vie… (conception, rédaction, illustration et animation)
• Animation d’ateliers collaborateurs et de groupes d’échanges managers
• Support d’animation de réunions de pré-emménagement (microzoning, préparation du déménagement, règles de vie dans les nouveaux espaces…)

Structurer et déployer un référentiel emplois et compétences

Structurer et déployer un référentiel emplois et compétences

Durant un peu plus d’1 an, l’équipe de Septunsix est intervenue (en partenariat avec deux autres structures spécialisées réciproquement en RH et en Relations Sociales) auprès d’un institut de recherche international afin d’accompagner la conception d’un Référentiel Emplois et Compétences.

Piloté par une équipe projet de l’Institut, le Référentiel avait été initié en interne: animation de groupes de travail segmentés par typologie d’emploi, identification des compétences clés et rédaction des premières fiches emplois. Impliqués, les membres de l’Institut était déjà dans une dynamique propice au changement. Notre rôle a consisté à accompagner l’Institut à finaliser le Référentiel Emplois et Compétences puis à favoriser son déploiement auprès de l’ensemble des collaborateurs.

Notre intervention:
• Structuration du Référentiel et des fiches emplois et compétences
• Définition d’un traitement éditorial
• Appui à la formalisation d’une cartographie des emplois et compétences, organisés par famille
• Animation de groupes de travail avec l’équipe projet
• Plan de communication et d’accompagnement du changement
• Création graphique et réalisation infographique du Référentiel Emplois et Compétences
• Appui à l’organisation de réunions et d’événements internes

Déménagement d’entreprise et plan d’accompagnement-communication

Septunsix, en association avec une société spécialisée dans le déménagement d’entreprise, a conçu un plan d’accompagnement et de communication interne à destination des collaborateurs. Le projet? Le déménagement d’une entreprise constituée d’équipes issues de fusions successives. Le challenge? Assurer la réussite sociale du projet. Le plan d’accompagnement-communication proposé repose sur une approche participative visant à intégrer les collaborateurs dans à la réflexion concernant le changement à venir.

Des chantiers ont donc été développés sur différents thèmes tels que: la culture et les valeurs d’entreprise, l’archivage, les process, les mesures d’accompagnement… Ces chantiers seront organisés au cours des 18 prochains mois. Ils seront relayés par un plan de communication permettant de donner du sens et d’informer les équipes au fur et à mesure des différentes étapes du projet.

Aménagement des espaces de travail et accompagnement du changement

En partenariat avec un acteur de l’aménagement de bureaux, Septunsix intervient auprès d’une entreprise d’envergure européenne pour contribuer à un projet de regroupement d’équipes sur un même site. Auparavant, les équipes de cette entreprise étaient réparties sur deux sites distants de plus d’une centaine de kilomètres. L’objectif est de développer le projet de regroupement de la manière la plus efficace. Après avoir étudié les risques et opportunités liées à ce projet, il a été proposé de mener une démarche associant au maximum les collaborateurs. L’objectif accompagner le changement et rendre les salariés acteurs-moteurs de ce projet.

L’une des premières missions a consisté à identifier les besoins en termes d’aménagement des espaces de travail. Septunsix a ainsi co-animé des groupes de travail sur le thème de l’aménagement des espaces de travail: concept d’aménagement, ergonomie des espaces, besoins inter et intra-services… Près de 10 groupes de travail  ont permis de faire émerger les besoins, les écueils à éviter ainsi que les leviers permettant d’améliorer les conditions de travail et de renforcer l’adhésion des équipes des différents sites.

Après un travail d’analyse et de synthèse, une restitution a été présentée au comité de pilotage, aux groupes de travail puis à l’ensemble des équipes. Un premier axe de travail qui se poursuivra par de nouveaux chantiers ayant pour objectif de faire de ce projet de regroupement un véritable succès à tous les niveaux (opérationnel, financier, culturel, social…)

 

Valorisation des politiques RH et communication RH

Souvent assimilés à un simple rôle de gestionnaire (voire d’administratif), les services Ressources Humaines peinent à être reconnus comme de véritables « business partners » au sein de l’entreprise. Pour autant, leur rôle et les politiques RH qu’ils développent constituent un élément indispensable à la performance des équipes, et donc, à la performance globale de l’entreprise. En interne ou en externe, les politiques RH concrétisent la culture de l’entreprise et son ambition vis-à-vis de ses collaborateurs et candidats potentiels. Structurées autour de piliers RH, elles sont autant d’atouts qui contribuent à la formalisation du positionnement RH et à la construction de l’image de marque employeur.

Leur ambition? Recruter, développer et faire évoluer les équipes. Certes mais pas seulement. En effet, les politiques RH recouvrent des sujets très variés : recrutement, intégration, formation – apprentissage, gestion prévisionnelle des emplois et compétences (GPEC), évaluation, évolution – carrières – mobilité, diversité, rémunération (compensation & benefits), sécurité – santé, conditions de travail, relations sociales… Or, quel collaborateur a connaissance de ces politiques? Quel collaborateur a connaissance de leurs contenus? Quel candidat peut dire ce qui différencie les politiques RH d’une entreprise de celles d’une autre?

Dans ce contexte, la communication RH a pour objectif de faire connaître les politiques RH mais surtout de les valoriser auprès des collaborateurs voire auprès des candidats potentiels (dans une version plus ou moins allégée en fonction du caractère confidentiel des politiques RH et de l’avantage concurrentiel qu’elles procurent à l’entreprise). La difficulté consiste alors à rendre accessibles des contenus RH parfois très techniques (quels dispositifs? quand ? pour qui ? quels moyens?…) et à les rendre attractifs de manière à renforcer le sentiment de fierté/ d’appartenance des équipes et/ou à susciter des candidatures.

Arguments du positionnement RH, ces politiques doivent disposer d’un même fil conducteur en termes de communication (éditoriale et graphique) afin de renforcer l’efficacité des messages diffusés. L’un des leviers de la valorisation des politiques RH consiste à construire un dispositif de communication permettant d’aborder le sujet sous l’angle stratégique tout en donnant la preuve de son caractère concret et opérationnel. Le rôle du manager de proximité dans la valorisation des politiques RH est primordial. Véritable relais de communication auprès des équipes opérationnelles, le manager doit avoir les moyens d’informer et de répondre aux interrogations des collaborateurs. La communication managériale, concrète et porteuse de sens, permettra alors de gagner en efficacité.

En s’appuyant sur l’effet combiné d’une communication interne directe (article de cadrage de la politique RH, article sur Intranet, témoignages de collaborateurs et/ ou d’experts RH, brochures explicatives, support multimédia – vidéo ou animation…) et d’une communication managériale efficace (kit d’animation de réunion, questions/réponses…) il est possible de renforcer la visibilité des politiques RH et d’améliorer leur compréhension par les publics cibles.

 

 

Déménagement d’entreprise et accompagnement

Déménagement d’entreprise et accompagnement

Le déménagement d’une entreprise constitue un événement majeur dans son histoire. Vecteur d’amélioration pour l’entreprise, le déménagement est aussi, et surtout, vécu comme un changement d’importance par les collaborateurs qui voient leur environnement de travail modifié. Source d’inquiétude, un déménagement comporte de nombreux risques opérationnels et sociaux pouvant avoir des conséquences contre-productives voire néfastes pour l’entreprise : démotivation, baisse de productivité, mauvais esprit, états dépressifs, dégradation du dialogue social…

Septunsix vous accompagne pour faire de votre déménagement un véritable projet de management. Une opportunité de repenser l’organisation, les modes de fonctionnement et l’utilisation des espaces de travail. C’est aussi une opportunité de mobiliser les collaborateurs autour d’un projet d’entreprise, de renforcer la collaboration au sein des équipes et de l’entreprise, d’améliorer le bien-être au travail et de valoriser l’image employeur.

Notre intervention:
• Etat des lieux: interviews, groupes de travail, audit de communication…
• Plan de communication: publics cibles, segmentation des messages clés, planification stratégique…
• Réunions d’information
• Blogue « déménagement »
• Webcam « live » en direct du chantier
• Livret d’accueil
• Kits de communication
• Newsletter « déménagement »
• Bulletin d’information
• Evénement interne …